Tussentijds akkoord krijgen van de klant in een project

Een tussentijds akkoord krijgen van de klant in een online project is net zo belangrijk als dat het lastig is. De makers van Basecamp hebben hier een handig hulpmiddel voor ontwikkeld, maar dat is maar een deel van de oplossing. Hoe kun je dit nu het beste voor elkaar krijgen?

Iedereen in de zakelijke dienstverlening die in teams samenwerkt aan projecten heeft waarschijnlijk wel eens van Basecamp gehoord. Dit is een online applicatie waarmee onder andere taken, teamleden, communicatie en bestanden rond een project beheerd kunnen worden.

In hun nieuwste update hebben ze een handige nieuwe feature uitgerold: via Basecamp kan de klant om een akkoord gevraagd worden op een voorstel. Dit voorstel kan van alles zijn: een logo-ontwerp, een schets van een user interface, een grafisch ontwerp voor een website of een deel van een webapplicatie. Basecamp slaat het antwoord van de klant (ja of nee met toelichting) automatisch op in Basecamp, zodat ieder teamlid dit kan zien.

Het mooie hieraan is dat deze communicatie direct geïntegreerd is in Basecamp en dus niet meer handmatig uit bijvoorbeeld een e-mail gehaald hoeft te worden. Het vereenvoudigt het krijgen van een akkoord op een voorstel en maakt het voor beide partijen duidelijker wat er ook alweer eerder is afgesproken. In Basecamp kan de klant namelijk zelf ook inloggen en hij krijgt dan alleen de informatie te zien die voor hem bedoeld is.

Zo’n e-mail waarin gevraagd wordt om een akkoord kan er als volgt uitzien:

Voorbeeld van Basecamp e-mail voor het akkoord krijgen van een klant
Voorbeeld van een Basecamp e-mail voor het akkoord krijgen van een klant

Het handige hieraan is ook dat de klant meteen op de knop kan klikken om antwoord te geven zonder dat hij hoeft in te loggen. Ik vind het ook goed dat er meteen een deadline bij wordt gemeld, zodat de klant weet wanneer er uiterlijk antwoord wordt verwacht. Een te laat antwoord kan namelijk de vaart uit het project halen. Dit probeer ik zelf ook altijd toe passen in mijn communicatie.

Tussentijds akkoord krijgen van de klant is cruciaal

Het tussentijds akkoord krijgen is erg belangrijk in projecten, omdat de volgende stappen voortborduren op eerder genomen beslissingen. Dit is in een agile project niet anders dan in een meer traditioneel waterfall model. Als het punt bereikt is dat de klant akkoord is met een belangrijke milestone, dan is het belangrijk om dat ook formeel te bevestigen. Er later nog achter komen dat fundamentele beslissingen toch bijgesteld moeten worden, zal tijd en geld gaan kosten.

Duidelijkheid omtrent een echt akkoord van de klant is cruciaal

Een ‘ja, akkoord’ is wat anders dan ‘ziet er goed uit’ of ‘mooi’. Dat zijn namelijk reacties en deze kunnen nog steeds iets anders betekenen dan een akkoord. Je wil niet de fout maken dat je verder werkt aan een project om er later achter te komen dat het toch heel anders moest. Of in een discussie terechtkomen als: ‘maar Pietje heeft ooit eens gezegd dat…’.

Tussentijds akkoord krijgen van de klant is lastig

Het klinkt allemaal heel logisch, maar in de praktijk is het niet altijd eenvoudig. Op het moment dat je een klant vraagt ergens akkoord op te geven, komt er ook een psychologisch aspect om de hoek kijken. De klant kan angst hebben om akkoord te geven op iets waar hij later spijt van krijgt. Wat als later blijkt dat het toch anders had gemoeten? Kunnen we het niet beter een beetje in het midden laten?

Hele begrijpelijke gedachten. Aan de projectleider is het dan ook de taak om duidelijk te maken dat het voor de voortgang nodig is dat er af en toe een paaltje in de grond wordt geslagen. Dat er altijd een weg terug is (alleen kost dat wel tijd en geld), maar dat de kans op een geslaagd project hiermee vele malen groter wordt. Vragen om een formeel akkoord is ook lastig, omdat je dit nu van nature nu eenmaal liever niet vraagt aan een klant. Het geeft het gesprek op dat moment opeens een andere lading.

Features die het proces vereenvoudigen zoals Basecamp kunnen daarom handig zijn, maar het menselijke aspect rond zo’n beslissing laat zich niet zo makkelijk automatiseren.

Credit screenshot: Basecamp

 

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *