Hoe kun je in JIRA permissies instellen voor specifieke projecten en users?

JIRA is een handige tool. Maar als je wel eens geprobeerd hebt om de rechten aan te passen, zodat elke gebruiker alleen toegang heeft tot datgene wat hij nodig heeft, dan weet je dat een ingewikkelde klus is. JIRA kent gebruikers, groepen, rollen, permissies, permissie-schema’s en projecten en alles is op de een of andere manier aan elkaar gekoppeld. Tijd om dit eens even overzichtelijk op een rijtje te zetten.

Het rechtensysteem kan het beste worden uitgelegd aan de hand van een praktijkvoorbeeld. Dus stel dat we een stagiair hebben die we beperkte rechten willen geven tot enkele specifieke projecten, hoe pakken we dat dan aan?

Ik ga er hierna vanuit dat je Administratorrechten hebt in JIRA. In mijn voorbeeld gebruik ik een zelf gehoste JIRA installatie (versie 7.0.10).

Een rol aanmaken

Allereerst kijken we bij Administration onder System -> Security -> Project roles. Standaard komt JIRA met een aantal voorgedefinieerde rollen, zoals Administrators, BulkCloners, Developers en Users. Dit zijn de standaardrollen waaraan je straks per project een gebruiker of groep kan toevoegen. Wat ze dan precies wel en niet kunnen, daar kom ik verderop op terug.

We gaan eerst een rol aanmaken genaamd Stagiaires (of Interns als je het Engels wilt houden), zodat we hier straks specifieke gebruikers aan toe kunnen voegen per project. Vul onderaan de Name en Description in en klik op Add Project Role.

Hetzelfde zou je ook kunnen doen voor bijvoorbeeld freelancers die in je organisatie tijdelijk meehelpen, stagedocenten van onderwijsinstellingen die willen meekijken of zelfs klanten.

Het permission scheme configureren

Met alleen de rol Stagiaires zijn we er nog niet. We moeten nog definiëren wat een Stagiair wel en niet mag doen. Daarvoor moeten we in de Administration zijn bij Issues -> Permission schemes (helemaal onderaan).

In de meeste gevallen heb je hier slechts één Permission Scheme en dat is het Default Permission Scheme. Dit schema is gekoppeld aan alle projecten die je hier ziet staan en hierin wordt bepaald wat welke rol mag doen. Klik naast de lijst met projecten op de link Permissions om het schema te wijzigen.

Hier zie je een lijst met alle permissies die er zijn binnen een project. Een voorbeeld van de permissies die je een stagiair zou kunnen geven:

  • Browse Projects; om dit specifieke project en zijn issues te kunnen bekijken
  • View Development Tools; om gekoppelde commits te kunnen bekijken
  • Assignable user; zodat de Stagiair taken toebedeeld kan krijgen binnen het project
  • Create / Edit / Move / Resolve / Close issues; zodat de Stagiair taken kan aanmaken, bewerken, verplaatsen, oplossen en sluiten binnen het project
  • Transition Issues; zodat de Stagiair de taak door de ingestelde workflow kan bewegen
  • Add / Edit Own / Delete Own comments
  • Create / Delete Own Attachments
  • Edit Own Worklogs
  • Work On Issues; zodat de Stagiair tijd kan registreren op een taak

Voor de duidelijkheid: deze permissies gelden straks alleen binnen het project waarin je een user de specifieke rol van Stagiair geeft. 

Om een permissie toe te wijzen aan de rol van Stagiair, klik je achter de permissie op Add (bij Operations). In de selectielijst zie je nu de geselecteerde permissie actief staan. Klik op Project Role en kies voor Stagiair. Herhaal dit voor alle permissies die je wilt toekennen aan de stagiair.

De rol Stagiair toekennen aan projecten en gebruikers

Nu de permissies goed staan ingesteld, is het tijd om de rol van Stagiair te koppelen aan de projecten waarvoor deze permissies mogen gelden en om op te geven welke user(s) dat is/zijn. Hiervoor ga je naar het project en klik je op Project Administration (het tandwieltje linksonderin). Controleer hier voor de zekerheid of dit project gekoppeld is aan het juiste permission scheme. Zoals ik al schreef is dat in de meeste gevallen gewoon het Default Permission Scheme. Daarin hebben we namelijk de permissies geconfigureerd.

Klik vervolgens in het linkermenu op Users and Roles. Hier zie je de verschillende rollen die het project heeft en per rol staat aangegeven welke user of group deze rol heeft. Om een gebruiker toe te voegen aan de rol van Stagiair voor dit project, klik je rechtsboven op Add users to a role. Type de gebruikersnaam in en selecteer de rol Stagiair. Gefeliciteerd, je hebt een gebruiker met beperkte rechten toegevoegd aan één specifiek project. Herhaal deze stappen voor alle projecten waar je deze gebruiker in de rol van Stagiair wilt laten fungeren.

Maar..Hoe zit het dan met groepen?

Groepen zijn in JIRA niets anders dan een soort container waarin meerdere gebruikers kunnen zitten. Je gebruikt groepen alleen als je de gebruikers in deze groep exact dezelfde rechten wilt geven voor exact dezelfde projecten. Stel dat dat het geval is, dan voeg je deze drie stagiaires eerst een voor een toe aan een groep jira-stagiaires (eerst wel even aanmaken). Vervolgens kun je zoals hierboven uitgelegd per project de rol van Stagiair toekennen, alleen doe je dat dan voor de groep jira-stagiaires in plaats van voor individuele gebruikers.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *